Intelligent aanbesteden, uit de markt halen wat er in zit. Of er nu sprake is van een heroriëntatie op de markt of dat een eenmalig project zich aandient, een aanbestedingsprocedure geeft vaak heel bruikbare informatie en kan de basis vormen voor een bijzonder rendabele operatie. De organisatie van een aanbesteding is helemaal afhankelijk van de mate waarin u zelf belangrijke bijdragen levert aan het project, het te lopen risico, de totale waarde van het project en de kwaliteit van de huidige situatie. In het geval van een heroriëntatie kan het voorkomen, dat na de analysefase wordt besloten de huidige situatie intact te laten!
Tenderbridge hanteert een strak georganiseerd stappenplan dat echter zeker niet in alle gevallen volledig hoeft te worden doorlopen. Afhankelijk van de situatie, de aanwezige kennis in de organisatie en de ervaring met vergelijkbare projecten kunnen stappen worden overgeslagen of ingekort. Bij een goed zicht op de betreffende deelmarkt kan dit bijvoorbeeld voor de voorselectie gelden.
De kwaliteit van de invulling van de verschillende stappen is wel van het allergrootste belang, om zekerheid te verkrijgen omtrent de juistheid van de tussentijdse beslissingen. En juist hier is de expertise van een externe specialist cruciaal. Voldoende kritische afstand en een onafhankelijk overzicht van de situatie zijn vaak doorslaggevend voor een juiste beoordeling van de alternatieven. En ook de organisatie van het project en de voortgangsbewaking heeft vaak baat bij 'vreemde ogen'.
De aanbestedingsfase legt de basis voor het succes van het project. In het aanbestedingsdocument komt alle verzamelde kennis bijeen en legt vast aan welke voorwaarden de offerte van de gegadigden dient te voldoen.
Selectie vindt plaats op grond van de verkregen informatie, eventuele testproducten, aanvullende besprekingen en het opstellen van een degelijk contract, dat rekening houdt met zowel de opdrachtnemer als de opdrachtgever.
Dit alles is slechts de voorbereiding voor de start met een (nieuwe) leverancier. Alle afspraken moeten nog worden nagekomen! Het is belangrijk, dat daarom zowel de opdrachtnemer als de opdrachtgever veel energie in elkaars 'backoffice' steken, om de opstart soepel te laten verlopen en de kwaliteit van meet af aan te waarborgen. De opdrachtgever dient het contract te beheren of te monitoren.
